انتخاب و مدیریت تأمین کنندگان

هنگام انتخاب و مذاکره با تأمین کنندگان ، باید ارزش پول ، کیفیت و قابلیت اطمینان را با قیمت اضافی در نظر بگیرید. ایجاد روابط خوب با تأمین کنندگان خود اطمینان حاصل می کند که بهترین خدمات ممکن را دریافت می کنید.

• بررسی اجمالی
• آنچه باید در یک تأمین کننده جستجو کنید
• یافتن و انتخاب تأمین کنندگان بالقوه
• مذاکره با تأمین کنندگان
• ترسیم توافق نامه های سطح خدمات با تأمین کنندگان
• ایجاد روابط خوب با تأمین کنندگان
• پایان دادن به قراردادهای تأمین کننده
• مراحل بعدی

1. بررسی اجمالی

هنگام انتخاب و مذاکره با تأمین کنندگان ، باید عوامل مختلفی را در نظر بگیرید. چگونگی وزن شما اهمیت این عوامل مختلف به اولویت ها و استراتژی های تجاری شما بستگی دارد.

این به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید که در یک تأمین کننده نیاز دارید ، تأمین کنندگان بالقوه را شناسایی کرده و تأمین کنندگان خود را انتخاب کنید. همچنین به شما نشان می دهد که چگونه می توانید روابط خود را با تأمین کنندگان مدیریت کرده و در مورد بهترین معامله ممکن مذاکره کنید.

2. آنچه را که باید در یک تأمین کننده جستجو کنید

تعدادی از ویژگی های کلیدی وجود دارد که باید هنگام شناسایی و لیست های کوتاه تهیه کننده های احتمالی به دنبال آن باشید.

کیفیت و قابلیت اطمینان

کیفیت منابع شما باید سازگار باشد - مشتریان شما کیفیت پایین را با شما مرتبط می کنند ، نه تأمین کنندگان شما. به همان اندازه ، اگر تأمین کننده شما به شما اجازه دهد تا با تحویل دیر یا وسایل معیوب ، مشتری خود را پایین بیاورید ، ممکن است مشتری خود را پایین بیاورید.

سرعت و انعطاف پذیری

تأمین کنندگان انعطاف پذیر به شما کمک می کنند تا سریعاً به تغییر خواسته های مشتری و شرایط اضطراری ناگهانی پاسخ دهید.

ارزش پول

کمترین قیمت همیشه بهترین ارزش برای پول نیست. اگر از تأمین کنندگان خود قابلیت اطمینان و کیفیت می خواهید ، باید تصمیم بگیرید که چقدر مایل به پرداخت هزینه های خود و تعادل مورد نظر برای اعتصاب بین هزینه ، قابلیت اطمینان ، کیفیت و خدمات هستید.

خدمات قوی و ارتباطات روشن

شما به تأمین کنندگان خود نیاز دارید تا به موقع تحویل دهند ، یا صادق باشند و در صورت امکان هشدار زیادی به شما می دهند. بهترین تأمین کنندگان می خواهند به طور مرتب با شما صحبت کنند تا دریابند که اکنون به چه چیزی نیاز دارید و چگونه می توانند در آینده به شما بهتر خدمت کنند.

امنیت مالی

همیشه ارزش این را دارد که مطمئن شوید که تأمین کننده شما به اندازه کافی از جریان پول نقد قوی برای تحویل آنچه می خواهید ، در صورت نیاز به آن. یک چک اعتباری به شما اطمینان می دهد که وقتی بیشتر به آنها احتیاج دارید از تجارت خارج نمی شوند.

3. یافتن و انتخاب تأمین کنندگان بالقوه

می توانید تأمین کنندگان را از طریق کانال های مختلف پیدا کنید. بهتر است از طریق ترکیبی از منابع ، لیست کوتاهی از تأمین کنندگان ممکن را ایجاد کنید تا یک پایگاه گسترده تر به شما انتخاب کند. این شامل:

• توصیه های دوستان یا آشناهای تجاری
• دایرکه
• انجمن های صنفی - اگر نیازهای شما خاص برای یک صنعت خاص است
• مشاوران تجاری - مشاوران دروازه تجارت می توانند در مورد همه زمینه های تجاری مشاوره ای ارائه دهند
• نمایشگاه ها
• مطبوعات تجاری

تهیه لیست کوتاه از تأمین کنندگان

هنگامی که ایده روشنی از آنچه شما نیاز به خرید دارید و برخی از تأمین کنندگان بالقوه را شناسایی کرده اید ، می توانید یک لیست کوتاه از منابع را که نیازهای شما را برآورده می کند ، بسازید. از خودت بپرس:

• آیا این تأمین کنندگان می توانند وقتی می خواهید ، آنچه را می خواهید ارائه دهند؟
• آیا آنها از نظر مالی امن هستند؟
• چه مدت آنها تأسیس شده اند؟
• آیا کسی را می شناسید که از آنها استفاده کرده و می تواند آنها را توصیه کند؟
• آیا آنها در لیست های تأمین کننده تأیید شده از انجمن های صنفی یا دولت قرار دارند؟

هنگامی که یک لیست کوتاه قابل کنترل دارید ، به تأمین کنندگان بالقوه نزدیک شوید. یک خلاصه واضح ارائه دهید ، خلاصه کنید که نیازهای شما چیست و ایده ای از سطح شغلی که امیدوارید در آن قرار دهید ارائه دهید. هنگامی که پاسخ ها را دریافت کرده اید ، تأمین کنندگان را از نظر آنچه برای شما مهم است مقایسه کنید.

هر جا که ممکن باشد ، با تأمین کنندگان بالقوه روبرو به صورت رو در رو ملاقات کنید و ببینید که چگونه مشاغل آنها فعالیت می کند.

بررسی کنید که آیا تأمین کننده شما از هر کاری برای پیمانکاران فرعی خارج می شود یا به سایر تأمین کنندگان برای مؤلفه ها یا خدمات مهم متکی است. اگر چنین است ، ممکن است بخواهید این تأمین کنندگان را نیز ارزیابی کنید.

به یاد داشته باشید که ممکن است شهرت کسب و کار شما در مورد شیوه های کار و سوابق زیست محیطی تأمین کنندگان شما قضاوت شود. شما باید تأثیر اخلاقی و زیست محیطی زنجیره تأمین خود را در نظر بگیرید.

قبل از امضای قرارداد با هر تأمین کننده ، باید دقت لازم را انجام دهید تا بررسی کنید که می تواند توافق نامه را انجام دهد. شما باید تأمین کنندگان بالقوه را اعتبار دهید تا اطمینان حاصل شود که در صورت نیاز به آن ، جریان نقدی برای تحویل آنچه می خواهید ، دارند. همچنین ایده خوبی است که از سایر مشتریان برای تأمین کننده مراجعه کنید.

4- مذاکره با تأمین کنندگان

هنگامی که تصمیم گرفتید با کدام تأمین کنندگان می خواهید با آنها کار کنید ، باید در مورد شرایط مذاکره کنید.

قبل از شروع مذاکره ، لیستی از عواملی را که برای شما مهمترین است ، مانند قیمت ، برنامه تحویل یا شرایط پرداخت تهیه کنید. تصمیم بگیرید که شما چه هستید - و نیستید - آماده سازش هستید.

برنامه ریزی استراتژی خود به صورت کتبی قبل از شروع مذاکرات ضروری است. این به شما کمک می کند تا اهداف واضح را تعیین کنید و در جایی که خط را ترسیم می کنید و از معامله دور می شوید ، کار کنید.

قبل از شروع مذاکره ، جنبه های معامله ای را که از آن خوشحال هستید و نکاتی که می خواهید در مورد آنها بحث کنید ، بیان کنید. از تأمین کننده بخواهید همین کار را انجام دهد.

نشان ندهید که مواردی وجود دارد که شما آماده هستید تا خیلی زود در مذاکرات به آن بپردازید یا سازش کنید. درعوض ، از این موارد به عنوان تراشه های چانه زنی استفاده کنید و در ازای امتیازاتی که توسط تأمین کننده خود انجام می شود ، امتیازاتی کسب کنید.

تأمین کننده را فشار دهید تا قیمت شروع و جزئیات هرگونه تخفیف ارائه شده در اوایل مذاکره را نشان دهد. هرگز پیشنهاد اول را قبول نکنید - در ازای پیشنهاد پیشخوان کم. طرف مقابل احتمالاً با یک چهره اصلاح شده باز می گردد. همیشه بپرسید که چه چیز دیگری می توانند با قیمت مشخص شامل شوند.

اگر قیمت به طرز مشکوکی پایین است ، از خود بپرسید که چرا. آیا کالاهایی با کیفیت به اندازه کافی بالا هستند؟آیا آنها واقعاً ارزش پول را ارائه می دهند؟خدمات پس از فروش چگونه خواهد بود؟

اگر قیمت شامل ویژگی هایی است که شما به آن احتیاج ندارید ، سعی کنید با درخواست حذف آن ویژگی ها از معامله ، آن را پایین بیاورید.

همچنین می توانید از قدرت چانه زنی خود برای بدست آوردن معامله خوب استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر مشتری بزرگی از تأمین کننده هستید ، می توانید تخفیف های فله ای را بخواهید.

اگر قیمت را بیش از حد کم کنید - شاید با تهدید به دور شدن از مذاکرات - ممکن است در نهایت به یک معامله ضعیف برسید. تأمین کننده ممکن است مجبور شود هزینه های دیگر را در جای دیگر کاهش دهد - در منطقه ای مانند خدمات به مشتری ، که می تواند در دراز مدت برای شما هزینه داشته باشد.

به صورت کتبی نکات کلیدی هر توافقی را که به آن می رسید ، تنظیم کنید.

5. ترسیم توافق نامه های سطح خدمات با تأمین کنندگان

توافق نامه های سطح خدمات (SLA) توافق نامه ها یا قراردادهایی با تأمین کنندگان است که خدماتی را که باید ارائه دهند و سطح خدمات ارائه شده را تعریف می کنند ، و همچنین مسئولیت ها و اولویت ها را تعیین می کنند.

خود SLA تعهدات پیمانکاری است و اغلب به صورت یک یا چند بند یا به عنوان یک بخش کامل در یک قرارداد ساخته می شوند. SLA ها را می توان در هر قرارداد تأمین کننده که در آن خدمات ارائه می شود استفاده کرد.

SLA های معمولی تنظیم شده است:

• خدمات ارائه شده
• استانداردهای خدمات
• جدول زمانی برای تحویل
• مسئولیت های مربوط به تأمین کننده و مشتری
• مقررات مربوط به انطباق قانونی و نظارتی
• مکانیسم های نظارت و گزارش خدمات
• شرایط پرداخت
• چگونه اختلافات برطرف می شود
• محرمانه بودن و مقررات عدم افشای
• شرایط خاتمه

اگر تأمین کنندگان نتوانند سطح خدمات توافق شده را برآورده کنند ، SLA ها معمولاً جبران خسارت ، معمولاً در قالب تخفیف در هزینه های خدمات را ارائه می دهند.

هنگام تهیه SLA خود با تأمین کننده خود ، مهمترین اجزای معامله را برجسته کنید تا بتوانید سخت ترین مجازات ها را برای این موارد اعمال کنید.

در بعضی موارد ، ممکن است شما نیاز به پذیرش SLA استاندارد یک تأمین کننده داشته باشید. اگر SLA کیفیت خدمات مورد نیاز شما را تضمین نکند ، ممکن است لازم باشد به دنبال تأمین کنندگان جایگزین یا برنامه های احتمالی برای مقابله با هر مشکلی باشید.

بررسی های عملکردی دوره ای را در SLA بسازید. همچنین باید عملکرد خود را مرور کنید. به عنوان مثال ، عدم پرداخت به موقع به تأمین کنندگان خود ، آنها را ترغیب نمی کند تا استانداردهای خود را بالا ببرد.

ممکن است بخواهید در کد پرداخت سریع (PPC) ، یک ابتکار مشترک از انستیتوی مدیریت اعتبار (ICM) و وزارت تجارت ، نوآوری و مهارت (BIS) ثبت نام کنید تا به پرداخت هزینه های دیررس کمک کنید. مشاغلی که در این کد ثبت نام می کنند متعهد به پرداخت زمان تأمین کنندگان خود و ارائه راهنمایی های روشنی در مورد روش های پرداخت هستند.

این کد توسط چندین بانک بزرگ و سازمان های تجاری تأیید شده است. مشاغل که به کد ثبت نام کرده اند مجاز به نمایش آرم PPC هستند.

6. ایجاد روابط خوب با تأمین کنندگان

این هزینه برای سرمایه گذاری در ایجاد روابط خوب با تأمین کنندگان کلیدی شما می پردازد. انجام موارد زیر را در نظر بگیرید:

• با چهره به چهره مخاطبین خود را ملاقات کنید و ببینید که چگونه تجارت آنها فعالیت می کند. درک چگونگی کار تأمین کننده شما به شما درک بهتری می دهد که چگونه می تواند به نفع تجارت شما باشد.
• در تماس منظم و به روزرسانی آنها در مورد تغییرات استراتژیک یا محصولات جدید در اوایل. این به آنها کمک می کند تا با این تغییرات سازگار شوند.
• در مورد برنامه های آنها برای توسعه یا گسترش سؤال کنید. آیا این بر کالاها یا خدماتی که به شما ارائه می دهند تأثیر می گذارد؟
• با قرار دادن سفارشات در زمان مناسب ، در مورد مهلت ها و پرداخت به موقع ، به تأمین کنندگان خود کمک کنید.
• اطمینان حاصل کنید که سیستم های خرید ، کنترل سهام و پرداخت کارآمد دارید.
• برای هر فرصتی که می توانید راه خود را پشت سر بگذارید ، چشم را باز نگه دارید - در یک رابطه خوب و مناسب با مشتری ، آنها همین کار را برای شما انجام می دهند.
• تجارت خود را برای تأمین کنندگان خود مهم کنید و آنها برای شما سخت تر کار می کنند. اگر قول دهید منحصراً از آنها استفاده کنید ، برخی از تأمین کنندگان ممکن است معاملات بهتری ارائه دهند. اما اگر آنها از تجارت خارج شوند ، این ممکن است مشکلات قابل توجهی ایجاد کند.

فرصت های ارائه شده در جای دیگر را نادیده نگیرید. گزینه های خود را با نظارت بر معاملات ارائه شده توسط سایر تأمین کنندگان باز نگه دارید.

7. پایان دادن به قراردادهای تأمین کننده

دلایل زیادی برای خاتمه قرارداد با یک تأمین کننده وجود دارد. آنها ممکن است به طور مداوم نتواند خدمات یا کالاهایی را که نیازهای شما را برآورده می کند ، ارائه دهند ، یا ممکن است یک تأمین کننده ارزان تر یا مطمئن تر در جای دیگر پیدا کنید.

ابتدا قرارداد را بررسی کنید تا ببینید که آیا مجازات هایی برای پایان دادن به این معامله وجود دارد یا خیر. در حالت ایده آل ، هنگام تهیه قرارداد ، یک بند خروج توافق کرده اید که آنچه را که باید بپردازید به حداقل می رساند. در غیر این صورت ، مجازات ها ممکن است به این معنی باشد که شما به طور مؤثر در آن تأمین کننده قفل شده اید.

و همچنین موانع مالی برای تغییر تأمین کنندگان ، ممکن است در هنگام مراجعه به یک تأمین کننده جدید با فرآیندها یا سیستم های مختلف ، اختلال در تجارت شما ایجاد شود.

اطمینان حاصل کنید که تأمین کننده موجود شما تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای انتقال نرم تر به شما ارائه می دهد. در صورت امکان ، مذاکره کنید تا تأمین کننده جدید شما مسئولیت رسیدگی به روند تغییر را بر عهده بگیرد.

برای جلوگیری از چنین مشکلاتی باید در مورد مشکلات احتمالی پایان دادن به قرارداد در مرحله مذاکره قرارداد فکر کنید. هنگام تهیه قراردادهای مهم ، به دنبال مشاوره حقوقی باشید.

این ایده خوبی است که دستورالعمل هایی را در مورد نحوه رسیدگی به خاتمه یک قرارداد تأمین کننده در اختیار داشته باشید تا به شما در جلوگیری از بیگانه بودن تأمین کننده مورد نیاز خود در بعداً کمک کند.

برای تأمین کننده توضیح دهید که چرا قرارداد را پایان می دهید. آنها ممکن است با پایین آوردن قیمت یا افزایش کیفیت کالاها یا خدماتی که ارائه می دهند ، بتوانند معامله بهتری را به شما ارائه دهند - و اختلال در شما صرفه جویی کنند.

برای اطلاعات بیشتر ، راهنمای ما در مورد برون سپاری را بخوانید.